<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

3 vinkkiä henkilöstön osaamisen kehittämisen tueksi

Ohjelmistojen vajavainen käyttö heikentää työn tehokkuutta ja laatua, sekä aiheuttaa piilokuluja yrityksille. Tässä blogiartikkelissa pohdimme yhdessä yritysmaailman kouluttajien ja jatkuvan oppimisen puolesta puhuvien ammattilaisten kanssa, mistä työkaluista olisi henkilöstön osaamisen kehittämisessä eniten hyötyä.

Tärkeimmät vinkit henkilöstön osaamisen kehittämisen tueksi

Ovatko yrityksenne ohjelmistot vajaalla käytöllä osaamisen puutteen vuoksi?

Kokemuksemme mukaan ohjelmistot ja järjestelmät ovat liian usein vajaalla käytöllä yrityksissä. Esimerkiksi Office 365 -ohjelmistopaketin työkalujen tuomat mahdollisuudet jäävät monissa organisaatioissa hyödyntämättä juurikin henkilöstön osaamisen puutteen vuoksi.

Tehoton ohjelmiston käyttö aiheuttaa piilokuluja

Yrityksissä onkin syytä ymmärtää, että ohjelmistojen vajavaiseen käyttöön liittyy piilokustannuksia. Jos ohjelmistot ja työkalut eivät ole henkilöstön aktiivisessa käytössä, tai niitä käytetään tehottomasti, se heijastuu myös työn laatuun ja voi näyttäytyä henkilötasolla esimerkiksi kiireen tuntuna. Lisäksi talouden näkökulmasta ohjelmistoinvestointien takaisinmaksuaika pitenee, sillä vajaalla käytöllä uudet ohjelmistot eivät tuokaan sitä liiketoimintahyötyä organisaatiolle, mitä ohjelmiston hankintavaiheessa ollaan laskettu.

Haluatko Office 365 -ohjelma tehokäyttöön? Tutustu Tutoring Finland Oy:n  tehovihjeisiin!

Miksi ohjelmistojen vajavainen käyttö on yrityksissä niin tavallinen pullonkaula?

Syy voi juontaa juurensa aina ohjelmiston myyntivaiheeseen saakka. Esimerkiksi Office 365 -ohjelmistopaketit myydään tavallisimmin yrityksen IT:lle. Todellisuudessa liiketoiminnan johto, Office-paketin tapauksessa myös viestintä, olisi tärkeää sitouttaa keskeisimpiin ohjelmistohankintoihin. Tätä kautta myyntivaiheessa voitaisiin ottaa huomioon paremmin loppukäyttäjien tarpeet koulutuksen ja tehokkaan käytön näkökulmasta. Eri avainhenkilöiden kautta saadaan tietää muun muassa millaisia käyttötarpeita kullakin liiketoimintayksiköllä ohjelmistoa kohtaan on, millaiset valmiudet organisaatiolla on ohjelmiston käytölle, tai millaista uutta tietotaitoa tarvitaan.

Näin varmistat henkilöstön osaamisen kehittämisen ohjelmiston käyttöönottoprojektissa

  1. Liiketoimintajohto sitoutetaan ohjelmiston hankintaan. Samalla kartoitetaan, miten nykyisiä toimintatapoja ja -malleja kehitetään uuden ohjelmiston avulla.
  2. Rakennetaan loppukäyttäjälähtöinen koulutusputki, jolla varmistetaan ohjelmiston tehokas käyttö.
  3. Mahdollistetaan jatkuva oppiminen ja osaamisen kehittäminen esimerkiksi oppimisportaalin avulla.

Toisaalta syy voi löytyä vanhentuneista koulutusmetodeista. Raskaat koulutuspäivät, joissa yritetään tiivistää muutamaan tuntiin vaikkapa kokonainen Office 365 -tuoteperhe, ovat tehottomia niin koulutuksen lopputuleman kuin kustannusten näkökulmasta. Usein koulutusten kokonaiskustannukset ovat lisäksi valtavat, etenkin silloin, kun koulutukseen osallistuu esimerkiksi koko myyntiorganisaatio. Tällöin koulutuksen kustannuksiin sisältyvät kouluttajan palkan lisäksi osallistuneiden henkilöiden tuntipalkat ja menetetty tuotto.

Organisaatioissa panostetaankin nyt omatoimiseen oppimiseen. Useilla ohjelmistoilla onkin tietopankit käytettävissä ja hakukoneiden avulla löytyy usein video-ohjeita erilaisiin tarpeisiin. Itsenäisen opiskelun haasteet ovat kuitenkin samankaltaiset kuin kollegalta kysyessä: tehokasta työaikaa tuhlautuu, jos ei ole aivan varma, mitä etsii.

Oppimisportaali nopeuttaa tiedonhakua

Uudenlaiset oppimisportaalit vastaavat organisaatioiden osaamisen kehittämisen tarpeisiin. Videomuotoiset koulutukset palastelevat asiat helpommin omaksuttavaan muotoon ja edistykselliset hakutoiminnot auttavat tiedon etsimisessä. Käytännössä oppimisportaalit mahdollistavat jatkuvan ja omatoimisen oppimisen ilman informaatioähkyä.

Milloin sähköinen oppimisportaali on paras työkalu yrityksen osaamisen kehittämiseen?

  • Kun halutaan yhtenäistää koko henkilöstön toimintatapoja ja ohjelmiston käyttötapoja
  • Kun halutaan kouluttaa suurta henkilöstömassaa kustannustehokkaasti
  • Kun halutaan tarjota mahdollisuus kasvattaa ohjelmiston käyttötaitoja omaan tahtiin ja loppukäyttäjien tarpeisiin mukautuen

Organisaation oma oppimisportaali on kustannustehokas tapa kasvattaa henkilöstön osaamista. Sen sijaan, että henkilöstön työaikaa varataan koko päivän mittaisiin koulutuksiin, joissa oppiminen on usein jopa tehotonta, voikin jokainen työntekijä kasvattaa osaamistaan ikään kuin pala kerrallaan ja juuri niihin toimintoihin liittyen, mitä hän työssään tarvitsee. Esimerkiksi viestinnän parissa työskentelevä voi hyötyä erinomaisista PowerPoint -taidoista, kun taas raportoinnin tarpeisiin voi vastata edistyneillä Excel-taidoilla.

Oppimisportaalista löytyvät personoidut videot tehostavat muistijäljen syntymistä, kun käytetyt esimerkit pohjautuvat yrityksen arkipäivän tilanteisiin. Lisäksi oppimisportaalissa voidaan karsia sellaista turhaa tietoa pois, joka ei käyttäjälle ole siinä kohtaa olennaista. Esimerkiksi Excelillä on runsaasti eri tapoja tehdä samaan lopputulokseen tähtääviä toimintoja. Jos koulutuspankkiin on valittu vain se nopein, tehokkain ja yrityksen tarpeisiin parhaiten sopiva toimintamalli, ei henkilöstön tarvitse opiskella useita eri tapoja tehdä käytännössä samaa asiaa.

Onko tämä ajankohtainen juuri teidän yrityksessänne? Tee maksuton  osaamiskartoitus ja ota selvää!

Haluatko lisätietoja? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme

Rakennamme henkilöstön itsenäistä opiskelua tukevia ja personoituja oppimisportaaleja, jotka laadukkaan koulutusmateriaalin lisäksi tarjoavat mahdollisuuden osaamisen kehittymisen seuraamiseen ja kehittämiseen. Voimme datan pohjalta kehittää juuri teidän organisaatiolle ja henkilöstölle sopivinta materiaalia.

Oppimisportaalimme skaalautuvat Office -ohjelmistojen lisäksi myös muihin yritysten koulutustarpeisiin. Täten esimerkiksi perehdyttämiseen voidaan tuoda uusia ulottuvuuksia, kun perehdytysjakson jälkeen uusi työntekijä voi palata omaan tahtiin opittujen asioiden äärelle videomuotoisten oppimateriaalien pariin.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme, katsotaan kuinka voisimme auttaa juuri teidän organisaatiotanne parempien oppimistulosten saavuttamiseksi!

Tämä artikkeli on kirjoitettu yhteistyössä Tutoring Finland Oy:n Reino Hakaojan kanssa. Canorama ja Tutoring Finland toteuttavat yhteistyössä räätälöidyt oppimisportaalit yritysten tarpeisiin. Lisäksi blogiin on omaa asiantuntijuuttaan ollut jakamassa Tommi Maijanen Digikuu Oy:stä.