<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

5 syytä, miksi yrityksesi kannattaa siirtyä sähköiseen allekirjoitukseen

Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen yleistyy kaikilla toimialoilla. Tähän kyytiin sinunkin yrityksesi kannattaa hypätä merkittävien liiketoimintaetujen saavuttamiseksi. Tässä blogissa esittelemme viisi suurinta hyötyä, joita sähköiseen allekirjoitukseen siirtyminen tuo yrityksellesi.

Blogi perustuu Canonin artikkeliin “Kuinka hyödyntää sähköistä allekirjoitusta?” Lue alkuperäinen blogiartikkeli täältä.

Sähköinen allekirjoitus yrityksen sopimushallinnan tukena.

1. Lisäät yhteistyön luotettavuutta 

Sähköinen allekirjoitus pohjaa moderneihin teknologioihin ja on siten luotettava menetelmä, jota jo kymmenet tuhannet organisaatiot hyödyntävät. Sähköinen allekirjoitus on huomioitu Suomen lainsäädännössä jo vuodesta 2003, ja kaikki sähköiset allekirjoitukset katsotaan yleisesti ottaen laillisiksi.

Sen avulla varmennetaan paitsi allekirjoittajan henkilöllisyys, myös viestin sisältö. Sähköinen allekirjoitus on luotettava tapa hyväksyä sopimus, koska allekirjoituksesta jää sinetöity jälki sopimuksen metatietoihin. Sen avulla molemmat osapuolet tunnistavat, ettei asiakirjaa ole muokattu allekirjoituksen jälkeen.

2. Kasvatat myyntiä

Sähköinen allekirjoitus on varmin tapa saada sopimukset nopeasti käytäntöön. Perinteinen tapa tulostaa sopimukset, allekirjoittaa ne käsin ja skannata molemmille osapuolille on hidas ja työläs. Työkuorma kasvaa entisestään, jos sopimusluonnokset ja muut oheisasiakirjat hyväksytetään osapuolilla ennen varsinaista sopimusta.

Sopimusten sähköinen allekirjoittaminen takaa tehokkaan myyntiprosessin. Digitaalinen allekirjoitus yhdistettynä sähköiseen sopimushallintaan voi olla yrityksille jopa merkittävä kilpailuetu, kun kriittisiin asiakastarpeisiin voidaan vastata nopeasti ilman sopimuksista aiheutuvia pullonkauloja.

3. Parannat asiakaskokemusta

Kun sähköisen allekirjoituksen voi hoitaa omalla mobiililaitteella, voi sopimuksen allekirjoittaa milloin ja missä vain. Sähköinen allekirjoitus myös parantaa asiakaskokemusta, koska osapuolet voivat syventyä asiakirjoihin rauhassa ja hoitaa allekirjoituksen itselle sopivana aikana. Asiakkaat ja yhteistyökumppanit voivat myös palata helposti sopimuksen pariin. Tämä auttaa osapuolia pysymään yhteistyön tavoitteissa sopimuksen ja sen aikataulun mukaisesti.

4. Tehostat omia prosesseja

Hyödynnät sähköistä allekirjoitusta parhaiten keskittämällä sopimusten hallinnan ja arkistoinnin yhteen dokumentinhallintajärjestelmään. Kun sähköinen allekirjoitus on osa sähköistä sopimushallintaa, yrityksesi varmistaa, että asiakirjat säilyvät aina tallessa.

Yrityksesi myös minimoi riskit, joita yllättävät tapahtumat, kuten sopimusten katoaminen postilähetyksessä tai tuhoutuminen kiinteistön tulipalossa, voisivat aiheuttaa. Asiakirjojen keskittäminen yhteen järjestelmään tehostaa yrityksen omia sisäisiä prosesseja ja pitää yrityksen kartalla myös kansainvälisten yksiköiden toiminnasta.

5. Käsittelet sopimukset tietosuoja-asetusten mukaisesti

Sähköisen allekirjoituksen avulla varmistat, että sopimus päätyy juuri oikealle henkilölle ja sopimuksessa oleva arkaluonteinen tieto pysyy salassa. Tämä on tärkeää erityisesti HR-puolella tietosuoja-asetuksen näkökulmasta. Hyödyntämällä sähköistä sopimushallintaa yritys huolehtii, että asiakirjat tallennetaan, säilytetään ja myös hävitetään tietosuoja-asetusten mukaisesti. Yritys myös takaa, että sopimukset ovat vain rajatun käyttäjäjoukon saatavilla, eivätkä päädy vääriin käsiin oman yrityksen tai asiakasyrityksen sisällä.

Haluatko lukea lisää sähköisen allekirjoituksen ja sopimushallinnan hyödyistä? Lataa maksuton opas.

Mitä sähköisen allekirjoituksen tapoja yrityksesi voi käyttää? 

Voit keskittyä käyttämään kahta eri allekirjoitustapaa. Yrityksesi sisäisissä prosesseissa ja matalan riskin sopimuksissa voit hyödyntää kevyttä sähköistä allekirjoitusta. Tämän osapuolet voivat toteuttaa esimerkiksi omalla omalla mobiililaitteella. 

Pohjoismaissa tehtävät työsopimukset, vuokrasopimukset sekä sopimukset asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa voit toteuttaa kehittyneellä sähköisellä allekirjoituksella. Se pohjaa vahvaan tunnistautumiseen ja edellyttää vastapuolen tunnistautumista allekirjoituspalveluun pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Tätä tapaa sovelletaan Suomessa lähes kaikissa allekirjoitustapahtumissa, jotka on totuttu tekemään kynällä ja paperilla. 

Kansainvälisissä sopimuksissa voit hyödyntää näiden allekirjoitustapojen yhdistelmää. Haluatko kuulla lisää – ota yhteyttä asiakkuuspäällikköömme!

Haluatko lisätietoja?

Tutustustu sopimushallinnan pikaoppaaseemme! Oppaassa kerromme, miten tiedonhallinnan menetelmillä ratkaistaan yleisimmät yrityksen sopimushallinnan pullonkaulat ja tehostetaan sopimusten laatimiseen ja arkistointiin liittyviä työvaiheita. Lataa opas tästä!

Oppaassa vastaamme näihin kysymyksiin:

  • Mitä on sähköinen sopimushallinta?
  • Miksi tehoton sopimushallinta on liiketoimintariski?
  • Mitä yrityksesi tulee huomioida tietosuoja- ja tietoturvavaatimusten osalta?
  • Millaisille yrityksille sopimushallinta sopii?
  • Miten sopimushallinta integroidaan yrityksen ICT-infraan?

Lataa maksuton sopimushallinnan pikaopas