<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Digitalisaatio vaatii yrityksiltä uusia tiedonhallinnan ratkaisuja

Ajattele tavallista työpäivää yrityksessänne. Joka hetki yrityksen eri funktioissa käsitellään ja luodaan uutta tietoa sekä dokumentteja. Liiketoiminnan digitalisoitumisen myötä dataa syntyy myös automaattisesti yrityksen useimpien laitteiden ollessa yhteydessä verkkoon.

Monessa yrityksessä pohditaankin nyt, mikä datasta on olennaista, miten se olisi helposti hyödynnettävissä, ja miten kaikki yrityksen dokumentit ja data olisivat aina ajan tasalla.

Tässä blogiartikkelissa kerromme, miten moderneilla tiedonhallinnan ratkaisuilla selätetään tavallisimmat informaatio- ja dokumentinhallinnan haasteet.

Tunnetko tiedonhallinnan hyödyt?

Tiedonhallinnan ratkaisut ovat modernin liiketoiminnan ydin

Tiedon- ja dokumentinhallinnan ratkaisut auttavat yrityksiä tehostamaan toimintaansa ja saamaan kaiken hyödyn irti keräämästään datasta. Ratkaisuilla parannetaan myös työn laatua ja tiedon kulkua.

Lisäksi tiedonhallinnan työkaluilla tuetaan yrityksen päätöksentekoa. Kun yrityksen data ja dokumentit ovat tehokkaasti hyödynnettävissä, työntekijät voivat käyttää arvokasta aikaansa tiedon etsimisen sijaan olennaiseen: raportointiin ja analysointiin.

Informaatiohallinnan tehostamisella on merkittävä vaikutus yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen. Panostamalla tiedonhallintaan, yritys investoi myös kilpailuedun rakentamiseen.

Tiedonhallinnan kolme merkittävintä hyötyä liiketoiminnalle

Tieto on yrityksen aineetonta pääomaa, joka on usein mittaamattoman arvokasta. Liian usein sitä kuitenkin säilötään ja käsitellään huolimattomasti, jolloin tiedon laatu voi heikentyä. Tiedonhallinnan tavoitteena on varmistaa, että kaikki yrityksen arvokas tieto on aina ehyttä ja helposti saatavilla.

Mitä muita liiketoimintahyötyjä informaationhallinta tarjoaa yrityksille? Tässä kolme esimerkkiä:

#1 Tiedonhallinnan tehostuminen

Tiedonhallinnan ratkaisujen ansiosta työntekijät eivät enää hukkaa arvokasta työaikaansa dokumenttien etsimiseen tai viimeisimmän version kaivamiseen sähköpostiarkistoista. Tämä tehostaa osaltaan raportointia. Sen sijaan, että raportointiin käytetty aika muodostuisi suurimmaksi osaksi eri tietolähteiden välillä selailuun, yrityksessä voidaan keskittyä olennaiseen eli tiedon analysointiin.

Lisäksi tiedonhallinta helpottaa sisäistä tiedonkulkua, jonka vuoksi dokumentinhallinta onkin tärkeä osa tiedonhallinnan kokonaisuutta. Käytännössä dokumentinhallinta mahdollistaa eri dokumenttien vaivattoman käyttäjä- ja versiohallinnan, minkä vaikutukset näkyvät suorittavassa työssä välittömästi. Kaikilla dokumentin käyttäjillä on aina viimeisin versio saatavilla, ja dokumentin muutokset ovat saatavilla reaaliajassa.

#2 Kustannussäästöt

Tiedonhallinnan kokonaisuus mahdollistaa suoria ja välillisiä kustannussäästöjä. Esimerkiksi aikaisemmin mainittu työn tehostaminen tuo osaltaan myös kustannussäästöjä, sillä työntekijöiden aikaa ei tuhlaudu enää dokumenttiarkistojen selailuun.

Suoria kustannussäästöjä voidaan saada järjestelmäintergaatioiden kautta. Tiedonhallinnan projekti onkin oiva tilaisuus tutustua myös kriittisimpiin liiketoimintaprosesseihin: milloin tietoa syntyy ja milloin tietoa tarvitaan esimerkiksi tilaus-toimitusketjussa?

Tiedonhallintajärjestelmä on kuin kaikkien liiketoimintakriittisten järjestelmien ydin. Siihen voidaan integroida yrityksen tärkeimmät ohjelmistot dokumentinhallinnan lisäksi. Näin ollen eri järjestelmiin kerätty data on hyödynnettävissä tehokkaammin ja ristiin kaikkien liiketoimintaohjelmistojen kesken.

Tällaisen järjestelmäintegraation ansiosta yrityksessä voidaankin huomata, että jokin järjestelmistä muuttuu tarpeettomaksi tiedon ollessa haettavissa jostain muusta yrityksen tietokannasta. Tämä selkeyttää yrityksen ICT-infraa, tehostaa sen hallittavuutta ja tuo jopa suoria kustannussäästöjä lisenssien näkökulmasta.

#3 Tiedonkäsittelyn laadukkuus

Tiedonhallinta parantaa datankäsittelyn laatua. Kun kaikissa yrityksen järjestelmissä ja dokumenteissa on saatavilla aina ajantasainen tieto, vältytään tilanteilta, joissa esimerkiksi asiakkaan tarjous on määritelty vanhentuneen tiedon pohjalta. Yrityksen sisäisen toiminnan tehostamisen lisäksi tiedonhallinnalla voidaankin näin parantaa myös ulkoista viestintää ja esimerkiksi asiakaskokemusta.

Hallittu tiedonkäsittely parantaa myös tietoturvaa ja tietosuojaa. Tiedätkö mitä kaikkea yrityksen tietoturvassa ja tietosuojassa tulee ottaa huomioon? Lataa maksuton opas yrityksen tietoturvan ylläpitoon ja kehittämiseen.

Dokumenttien digitointi ja edistynyt käyttäjähallinta varmistaa mm. sen, että tieto on aina sitä tarvitsevien henkilöiden saatavilla. Versiohallinnalla ja tietojen varmuuskopioinnilla taataan myös tiedon eheys ja säilyvyys.

Toisin kuin digitoitu, paperinen dokumentaatio on lisäksi riskialtis onnettomuuksille: kuinka paljon liiketoimintakriittistä tietoa tuhoutuisi, jos kaikki yrityksenne paperinen dokumentaatio tuhoutuisi nyt esimerkiksi tulipalossa?

Haluatko lisätietoja? Lataa webinaaritallenne

Tiedonhallinnan kokonaisuus voi kuulostaa laajalta ja raskaalta prosessilta. Kokemuksemme mukaan tiedon- ja dokumentinhallinnan ratkaisujen käyttöönotto on kuitenkin sujuvaa ja investointi maksaa itsensä nopeasti takaisin. Ota yhteyttä asiantuntijoihimme!

Lataa ja katso maksuton webinaarinauhoitteemme Tiedon- ja dokumentinhallinta yrityksissä. Tässä webinaarissa kerromme, miksi teidänkin yrityksessä kannattaa panostaa tiedonhallintaan!

Webinaarissa vastaamme mm. näihin kysymyksiin:

  • Millaisia megatrendejä tiedonhallintaan liittyy?
  • Millaisiin tiedonhallinnan solmukohtiin yrityksissä usein törmätään?
  • Miten dokumentinhallinta vaikuttaa yrityksen tietoturvaan ja tietosuojaan?
  • Millaisia liiketoimintahyötyjä tiedonhallinnan avulla voidaan saavuttaa?
  • Miten yrityksen eri funkitot hyötyvät tiedonhallinnan ratkaisuista?
  • Miten tiedonhallinnan projektissa päästään alkuun?

Lataa maksuton asiantuntijaopas