<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

HR:n dokumentteihin liittyvät yleiset haasteet ja tavoitteet

Henkilöstöhallinto on äärimmäisen kriittinen toiminto yrityksessä. Silti useissa yrityksissä HR:n sujuvuudessa ja tietoturvassa, sekä prosessien tehostamisessa on vielä kehittämisen varaa. Kehittyneillä tiedonhallinnan ratkaisuilla selätetään tavallisimmat HR:n haasteet.
Tässä blogiartikkelissa kerromme, miten niistä yleisimmät voidaan selättää dokumentinhallinnan avulla.

Dokumentinhallinta_helpottaa_hrn_tyota

Tunnetko nämä yleisimmät HR:n dokumentinhallinnan sudenkuopat?

Useimmissa organisaatioissa HR-osasto kamppailee paperitöiden ja tehottomien prosessien kanssa. Tutkimusten mukaan työsuhteen aikana dokumentteja ja dataa syntyy HR-osastoissa jopa 10–5000 arkkia kuukausittain. Samaan aikaan yli 70 % yrityksiä työsuhteen aikana syntyviä dokumentteja ei olla digitalisoitu, eli esimerkiksi tuntitiedot, palkkakuitit, matkakulut ja niihin liittyvät paperit sekä työsopimukset käsitellään edelleen paperisena.

Paperisen dokumenttiarkiston hallintaan liittyy monenlaisia riskejä:

  • Paperiset dokumentit ovat alttiimpia onnettomuuksille. Jos paperi katoaa, menee vahingossa silputtavien pinoon tai kastuu vesivahingon sattuessa, sitä ei voi palauttaa kuten digitaalista dokumenttia.
  • Paperi voi olla vain yhden ihmisen käytössä kerrallaan. Näin esimerkiksi perehdytysvaiheessa fyysistä perehdytyskansiota ei voida selata eri henkilöiden toimesta.
  • Paperisten dokumenttien tietosuojaa ei voida varmistaa samoin kuin digitaalisten. Lisäksi esimerkiksi tiettyjen dokumenttien säilytysaikojen noudattaminen harvoin toteutuu, kun esimerkiksi työhakemukset unohtuvat kaapistoon. Digitaaliseen dokumentinhallintaan sen sijaan voidaan yhdistää sääntöjä ja automaatioita.

HR:n sähköinen dokumentinhallinta varmistaa tehokkaat ja tietoturvalliset prosessit. Aikaa vapautuu paperitöistä tärkeämpiin tehtäviin, kuten henkilöstön tyytyväisyyteen ja hyvinvointiin liittyviin kehitysprojekteihin. Ajansäästö näyttäytyy luonnollisesti myös matalampina kustannuksina.

Lisäksi sähköinen dokumentinhallinta lisää läpinäkyvyyttä ja parantaa tiedonkulkua esimerkiksi suuremmissa yrityksissä, joissa toimipisteitä sijaitsee eri kaupungeissa tai jopa maissa. Läpinäkyvyys on tärkeää myös GDPR:n näkökulmasta. Työsuhteen aikana muodostuu myös arkaluonteisia dokumentteja, kuten sairaslomatodistuksia, joten on sanomattakin selvää, että niiden huolelliseen ja turvalliseen käsittelyyn on syytä panostaa.

GDPR:n tuomat vaatimukset

Kuten aikaisemmin mainitsimme, HR-osastoilla käsitellään paljon henkilötietoa, joista osa on erittäin arkaluonteista. Dokumentinhallinnan ratkaisun suurin etu tuleekin juuri lain vaatimusten täyttämisestä. Eri dokumenttityyppejä koskee erilaiset säilytysajat ja -vaatimukset, joten ottaen huomioon dokumenttien suuren määrän, niiden manuaalinen seuranta on käytännössä mahdotonta.

Tunnetko jo tietosuoja-asetuksen vaatimukset? Lataa maksuton GDPR-opas.

Sähköinen dokumentinhallinta mahdollistaa työnkulut ja automaatiot. Näin eri dokumenteista tulee automaattiset ilmoitukset säilytysajan päättymisestä. Ilmoituksen jälkeen dokumentti voidaan joko tuhota, tai jos kyseessä on esimerkiksi työhakemus ja työnhakijan tiedot halutaan säilyttää vielä jatkossakin, säilytysajan pidentämisestä voidaan keskustella henkilön kanssa.Dokumentinhallinta helopttaa HRn työtä

Saavuta tavoitteet dokumentinhallinnalla

Työnkulkujen mahdollisuudet eivät rajoitu vain GDPR:n vaatimusten täyttymiseen. Parhaimmillaan automaatiot mahdollistavat tehokkaammat ja laadukkaammat prosessit. Se puolestaan lisää työtyytyväisyyttä, mikä näkyy myös liiketoiminnan luvuissa.

Näin tiedonhallinnan ratkaisut tehostavat HR:n prosesseja:

  • Laadukas rekrytointiprosessi varmistaa onnistumiset ja oikeiden osaajien löytämisen. Rekrytointiprosessi on myös tärkeä osa työntekijäkokemusta.
  • Työnkuluilla voidaan varmistaa myös onnistunut perehdytysvaihe, kun kaikki perehdytykseen osallistuvat työntekijät näkevät reaaliajassa etenemisen.
  • Työsuhteen aikana dokumentinhallinnalla voidaan varmistaa paitsi tietoturvallinen tiedonkäsittely, myös tehostaa etuuksien, kuten kulttuuri- tai liikuntasetelien tai muiden työsuhde-etujen, myöntämistä ja hallintaa.
  • Viimeisimpänä muttei vähäisimpänä dokumentinhallinta varmistaa myös sujuvan prosessin työsuhteen päättyessä. Esimerkiksi eläkkeelle siirtymisen tai kesätyön päättymisen sujuva ja miellyttävä prosessi jättää kaikille hyvän mielen.

Syvenny aiheeseen ja lataa webinaaritallenne

Avasimme näitä aiheita tarkemmin webinaarissamme Dokumentinhallinnalla varmistetaan HR:n sujuvuus ja tietoturva. Webinaari on saatavilla myös tallenteena. Webinaarissa vastaamme muun muassa näihin yleisimmin mietityttäviin kysymyksiin:

  • Miten tiedonhallinnan ratkaisuilla varmistetaan HR:n tietoturvallisuus ja tietosuoja?
  • Miten HR:n ydinprosesseja voidaan tehostaa dokumentinhallinnalla?
  • Millaisia hyötyjä tiedonhallinta voi tuoda esimerkiksi perehdytykseen tai työsuhteen aloittamiseen ja päättämiseen?
  • Miten nämä haasteet ratkaistaan dokumentinhallintajärjestelmän tukemana?

Dokumentinhallinnalla varmistetaan HR:n sujuvuus ja tietoturva