<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Miten pääset eroon yllättävistä tulostuskustannuksista?

Tulostuskustannusten ajatellaan olevan toimiston kiinteitä kustannuksia, eikä niitä siksi usein tarkastella kriittisesti. Tiesitkö, että tulostuskustannuksiin on kuitenkin helppo vaikuttaa ja useissa organisaatioissa niiden hallinnassa onkin petrattavaa? Tässä blogiartikkelissa annamme vinkkejä tulostuspalveluiden kustannustehokkaaseen parantamiseen.

miten-paaset-eroon-yllattavista-tulostuskustannuksista

Tiedätkö, mistä tulostuksen kustannukset muodostuvat?

Kokemuksemme mukaan organisaatioissa ei usein tiedetä  tulostamisen kokonaiskustannuksia. Esimerkiksi tulostuspapereita ja -musteita saatetaan tilata useamman henkilön toimesta eri toimittajilta. Jos yrityksessä on useamman eri toimittajan laitteita, saatetaan musteita tilata usein yli tarpeen eri laitteiden mustepatruunoiden ollessa yhteensopimattomia.

Näiden lisäksi kokonaiskustannuksiin vaikuttaa myös tehokas työaika: tulostusongelmat työllistävät usein organisaation IT:tä

Mistä tulostamisen kulut muodostuvat?

  1. Tulostinten ja monitoimilaitteiden hankintakustannukset
  2. Tulostuspaperit ja väriaineet
  3. Laitehuollot
  4. Ympäristön hallinta: tietoturva, järjestelmien ja ajureiden päivitykset
  5. Menetetty tehokas työaika

Monesti laiteinvestoinnit ovatkin vain murto-osa tulostusympäristön kustannuksista: suurimmassa roolissa ovat ympäristön ylläpidon ja hallinnan kustannukset.

Tulostusympäristön nykytilakartoitus paljastaa piilokustannukset. Kartoituksessa listataan paitsi käytössä olevat laitteet myös niiden käyttöasteet ja odotettu elinkaari. Esimerkiksi lasertulostimien kustannukset jäävät usein huomiotta toimiston budjetista. Kartoituksen myötä lasertulostimien vaatimat ylläpito- ja huoltotyöt tulevat kuitenkin myös näkyviksi.

Tulostusympäristön hallinta kätkee merkittäviä piilokuluja, jotka pääasiassa muodostuvat ympäristön hallintaan liittyvistä tehtävistä ja niihin käytetystä työajasta. Erityisesti monimerkkiympäristössä, eli tulostusympäristön muodostuessa useamman eri brändin laitteista, tulostusympäristön hallinta on aikaa vievää ja manuaalista työtä: tällöin sopimukset, ohjelmistot ja ajurit tulevat kaikki eri toimittajilta. Lisäksi huolto- ja yhteyshenkilöiden kanssa viestiminen vievät paljon tehokasta työaikaa.

Tulostusympäristön ulkoistaminen vapauttaa yrityksen resursseja

Piilokustannusten muodostuessa erityisesti tuottavan työn keskeytyksistä, ulkoistus tehostaa merkittävästi yrityksen tulostuspalveluita. Usein solmukohdaksi muodostuu juurikin monimerkkiympäristön hallinta. Monet palveluntarjoajat toimivat vain yhden brändin kumppanina. Usein tämä tarkoittaisi yrityksille sitä, että laitekantaa täytyisi uusia, sillä yhteistyösopimukset kattavat vain tietyn brändin laitekannan.

Tiesithän, että Canoraman tulostuspalvelut skaalautuvat yrityksen tarpeisiin? Ulkoistamalla tulostuspalvelut vapautat yrityksessä tehokasta työaikaa ongelmanratkaisusta sekä huoltojen ja väriaineiden tilaamisesta tuottavaan työhön. Ja siitä muodostuvat merkittävimmät hyödyt: voitte keskittyä olennaiseen, eli yrityksen ydintoiminnan kehittämiseen

Ulkoistaminen takaa myös tulostusratkaisujen kehittämisen

Tulostuspalveluiden ylläpito vaatii jo itsessään jatkuvaa työtä ja kehittämistä. Esimerkiksi tietoturvan varmistaminen vaatii jatkuvia toimenpiteitä. Tiesitkö, että verkkoon liitettyjen monitoimilaitteiden tietoturvaan tulee kiinnittää erityistä huomiota? Jos verkkoratkaisuun ja laitteiden tietoturvaan ei panosteta, liiketoimintakriittiset dokumentit jäävät laitteiden muistiin ja ovat siten hakkeroitavissa.

Asiantunteva kumppani jatkaa myös tulostusympäristön alkukartoituksen jälkeen ympäristön valvontaa kehittämisen näkökulmasta. Tällä tavoin voidaan tunnistaa esimerkiksi vähäisellä käytöllä olevat laitteet. Kun tulostusympäristö on tarpeisiin nähden oikein mitoitettu ja laitteet palvelevat käyttötarpeita, tulostusympäristö toimii optimaalisesti myös kustannusnäkökulmasta.

Lue lisää lataamalla asiantuntijaoppaamme

Tulostuspalveluiden asiantuntijamme ovat olleet kirjoittamassa asiantuntijaopasta asiakirjojen elinkaaren hallinnasta. Modernit tulostusratkaisut ovat tärkeä osa yrityksen tiedon- ja dokumentinhallintaa: se ei ole irrallinen osa fyysisten asiakirjojen käsittelyssä.

Miten voitte valjastaa tulostusympäristön yrityksenne tiedonhallinnan tueksi? Lataa asiantuntijaoppaamme!

Lataa maksuton asiantuntijaopas