<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Miten tiedonhallinnan megatrendit näkyvät yritysten arjessa?

Tiedon määrän eksponentiaalinen kasvu, työelämän digitalisoituminen ja uudet tiedonkäsittelyn vaatimukset aiheuttavat pullonkauloja yrityksissä, joissa tiedonhallinta ei ole systemaattista ja järjestelmällistä. Tässä blogiartikkelissa syvennymme tiedon- ja dokumentinhallinnan trendeihin ja avaamme niiden vaikutuksia yrityksen liiketoimintaan. Tarjoamme myös ratkaisuja pullonkaulojen avaamiseen ja yrityksen tiedonhallinnan tehostamiseen.

Tahdotko lukemisen sijasta kuunnella juttumme tiedonhallinnan uusista megatrendeistä? Lataa maksuton webinaaritallenne ja syvenny aiheeseen Canoraman ja Canonin tiedonhallinnan asiantuntijoiden kanssa.

Kuuntele koko juttu: lataa webinaaritallenne

Tiedonhallinnan viisi megatrendiä

Uutta tietoa syntyy organisaatioiden sisällä jatkuvasti. Tietoa luodaan yrityksen jokaisessa funktiossa joko fyysisille tai digitaalisille dokumenteille, tai suoraan eri liiketoimintajärjestelmiin. Tämän lisäksi tietoa syntyy automaattisesti. Esimerkiksi verkkoon kytketyt IoT-ratkaisut kerryttävät jatkuvasti dataa esimerkiksi tuotantolaitteista ja useimmat liiketoimintakriittiset ohjelmistot tarjoavat ennusteita ja raportteja myös automaattisesti.

Yrityspäättäjä, tutustu ainakin näiden tiedonhallinnan megatrendien syihin ja seurauksiin

  1. Tiedon määrä kasvaa eksponentiaalisesti
  2. Työ ei ole enää aikaan tai paikkaan sidottu
  3. Pilvipalvelut ja mobiilikäyttö yleistyvät
  4. Uudet ulkoiset vaatimukset tietojen käsittelyssä
  5. Tekoäly yleistyy liiketoiminnassa – myös tiedonhallinnassa

Kasvavan tietomäärän lisäksi, yritykset kamppailevat tiedonkäsittelyn muuttuessa. Aikaisemmin dokumentaatioon riitti fyysinen asiakirja-arkisto, josta myöhemmin on siirrytty yrityksen omille verkkolevyille. Etätyöskentelyn ja kansainvälisen liiketoiminnan myötä vaatimukset ovat kuitenkin kasvaneet: tieto täytyy olla saatavilla nyt ajasta ja paikasta riippumatta, ja mielellään mobiilioptimoidusti.

Digitalisaatio on mahdollistanut tiedon uudenlaiset käsittelytavat, mutta se on tuonut mukanaan myös uusia vaatimuksia. Nyt, kun tieto ei ole enää vain muutamien henkilöiden saatavilla asiakirjakaapeissa, tulee yritysten keksiä keinot digitaalisten  tietoarkistojen tietoturvallisuuden ja tietosuojan takaamiseksi. Tätä murrosta ohjaavat myös uudet lait, kuten EU:n tietosuojalaki ja julkishallintoa koskeva tiedonhallintalaki.

Miten tiedonhallinnan murros näkyy yrityksissä?

Tiedon määrän kasvu mahdollistaa liiketoiminnan johtamisen ja kehittämisen uudet mallit. Eri järjestelmistä, prosesseista ja jopa suoraan tuotantolaitteilta kerätty data voidaan valjastaa johtamisen tueksi ennusteiden ja raporttien muodossa. Tämä kuitenkin edellyttää tiedonhallintajärjestelmien hyödyntämistä.

Tiedonhallinta vaatii yhtenäiset toimintamallit

Tiedolla johtaminen edellyttää yhtenäistä ja eheää tietokantaa. Tietomäärän räjähdysmäinen kasvu muodostaa kuitenkin useissa yrityksissä merkittävän pullonkaulan. Data ja dokumentit ovat pirstaloituneet kunkin yrityksen funktion käyttämiin järjestelmiin ja tiedostosijanteihin niin verkkolevyille, työasemille kuin sähköposteihin. Tiedon etsimistä hankaloittaa mm. se, että tiedon tallentamisen tavat eivät ole yrityksissä vakiot. Ilman metatietoja, tiedonhallinta ja tiedon etsiminen ovat manuaalista ja aikaa vievää työtä.

Ovatko yrityksenne dokumentit aina saatavilla?

Kuten aikaisemmin kerroimme, työkulttuurin muutokset vaikuttavat myös osaltaan tiedonhallintaan. Yrityksen liiketoimintakriittiset dokumentit tulee olla saatavilla ja hyödynnettävissä useimmissa tapauksissa ajasta ja paikasta riippumatta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että fyysisten asiakirjojen sijaan dokumenttien tulee olla digitaalisessa muodossa. Useimmissa tapauksissa digitaalinen kopio ei vielä riitä, vaan tiedoston yhtäaikainen muokkaus tulee olla mahdollista. Tämä edellyttää pilvipalveluiden hyödyntämistä osana tiedonhallintaa.

Digitointi ei tarkoita skannausta

Useissa organisaatioissa digitalisaation haasteisiin on lähdetty vastaamaan skannausratkaisuilla. Todellisuudessa digitointi on kuitenkin paljon muutakin, kuin fyysisen asiakirjan skannausta. Jo aikaisemmin mainitut metatiedot on tärkeää liittää digitoitujen asiakirjojen yhteyteen. Näin digitaaliseen muotoon tuotu asiakirja on helpompi etsiä, sen sisältö on jo tiedonhakuvaiheessa saatavilla ja asiakirja voidaan yhdistää osaksi samankaltaisia työnkulkuja, kuin digitaalisesti luodut dokumentit.

Tiedonhallinnan solmukohdat näkyvät liiketoimintavakutuksina

Tiedätkö, kuinka monta tuntia yrityksessänne käytetään tiedonhakuun kuukausittain? Kuinka paljon nopeammin voisitte edistää strategisia hankkeitanne, jos kaikki tiedonhakuun käytetty aika voitaisiin valjastaa tuottavaan työhön?

Tiedonhallinnan haasteet näkyvät liiketoiminnassa tehottomuutena ja heijastuvat työn laatuun. Lisäksi ilman dokumentinhallintajärjestelmää, esimerkiksi tietoturvaa ja tietosuojaa on käytännössä mahdotonta taata. Ratkoimme tyypillisimpiä yritysten tiedon- ja dokumentinhallinnan haasteita webinaarissamme. Se on saatavana myös tallenteena. Lataa maksuton tallenne ja kuuntele Canoraman ja Canonin informaatiohallinnan asiantuntijoiden ajatuksia yritysten tiedonhallinnan tehostamisesta!

Lataa maksuton asiantuntijaopas