<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Viisi askelta onnistuneeseen tiedonhallintaprojektiin

Tiedonhallintaprojektilla vastataan yritysten dokumentin- ja tiedonhallinnan haasteisiin. Modernit tiedonhallinnan työkalut tuovatkin merkittäviä liiketoimintahyötyjä. Työ tehostuu ja sen laatu paranee. Tässä blogiartikkelissa annamme askeleet onnistuneeseen tiedonhallintaprojektiin.

tiedonhallinnan-projekti

Kartoita nykytila

Ennen kuin dokumentit saadaan järjestykseen ja tiedonhallinnasta systemaattista, on tärkeää kartoittaa, millä tolalla yrityksen nykyiset dokumentinhallinnan prosessit ovat. Nykytilakartoituksen tärkein tehtävä on kuvata yrityksen dokumentinhallinnan lähtötila ja tunnistaa sitä kautta sen tärkeimmät kehityskohteet, joita esimerkiksi dokumentinhallinnan järjestelmällä halutaan taklata.

Selvitä alkukartoituksessa ainakin nämä

  • Millaista tietoa organisaatiossa syntyy?
  • Mikä tiedosta on tärkeä säilyttää, mikä tieto on yritykselle turhaa?
  • Miten tietoa päivitetään, käsitellään ja rikastetaan?
  • Miten tieto saadaan tai halutaan saada hyötykäyttöön?
  • Miten varmistetaan fyysisten ja digitaalisten asiakirjojen säilyvyys ja saatavuus?

Alkukartoituksen avulla voidaan perustellusti laatia tiedonhallinnan projektin tiekartta. Työ kannattaakin aloittaa niin sanotuista pikavoitoista, eli niistä tiedon- ja dokumentinhallinnan prosesseista, jotka aiheuttavat eniten manuaalista työtä. Liittyvätkö nämä teidän yrityksessänne ehkä sopimusten hallintaan tai kenties HR:n tiedonkäsittelyyn?

Kun eniten manuaalista työtä aiheuttavat dokumentinhallinnan tehtävät saadaan tiedonhallinnan ratkaisuilla digitalisoitua ja osittain jopa automatisoitua, projektin takaisinmaksuaikaa saadaan lyhennettyä.

Hahmottele tavoitetila

Alkukartoituksen jälkeen tiedonhallinnan projektin tavoitetila on tärkeä hahmottaa. Mitä tiedonhallinnan tehostamisella halutaan saada aikaan?

Merkittävimmät tiedonhallinnan liiketoimintahyödyt ovat työn tehostuminen, kustannussäästöt sekä tiedonkäsittelyn laadukkuus. Yksi tärkeimmistä syistä panostaa yrityksen tiedon- ja dokumentinhallintaan on kuitenkin vaatimusten mukaisen toiminnan varmistaminen. Modernien tiedonhallinnan ratkaisujen kautta yrityksissä voidaan vastata tietoturvan ja -suojan uusiin vaatimuksiin.

Näin tiedonhallintajärjestelmä parantaa tietoturvaa ja -suojaa

  1. Tietoturvallinen tallentaminen
  2. Dokumenttien hallittu säilytys ja tuhoaminen
  3. Käyttöoikeuksien hallinta
  4. Automaattinen tietosuojadokumentaatio

Olemme kirjoittaneet tiedonhallinnan tärkeimmistä liiketoimintahyödyistä blogiimme. Lue lisää!

Hyödynnä asiantuntijoita

Tiedonhallinnan projektit eivät ole niin suuria ja monimutkaisia, kuin aluksi saattaisi uskoa. Erityisesti osaavan asiantuntijakumppanin tai toteuttajan kanssa hanke etenee jouhevasti ja askel kerrallaan.

Parhaimpaan lopputulokseen pääsee kokemuksemme mukaan tiiviissä yhteistyössä. Asiantuntijakumppani tuo projektiin näkemystä eri tiedonhallinnan ratkaisuista ja tekniikoista, mitä on tärkeää täydentää asiakkaan liiketoimintaymmärryksellä. Tätä kautta tiedonhallinnan ratkaisu on teknisesti toimiva, istuu yrityksen jo olemassa olevaan ICT-infraan ja palvelee liiketoimintaa eri käyttötapauksissa.

Etene vaiheittain

Tiedonhallinnan projektit tulevat hyvin harvoin valmiiksi kerralla. Siksi hyvä alkukartoitus onkin onnistuneen hankkeen perusjalka. Priorisoimalla tärkeimmät kehityskohteet, projektille saadaan paras takaisinmaksuaika. Sen lisäksi pienemmät välitavoitteet auttavat muun muassa henkilöstön sitouttamisessa, mikä onkin tärkeää jo heti projektin alkuvaiheesta lähtien.

Jokaisen järjestelmähankinnan yhteydessä tuleekin huomioida myös henkilöstön osaamisen kehittäminen. Esimerkiksi dokumentinhallintajärjestelmän tehoton tai vajavainen käyttö voi aiheuttaa piilokustannuksia, kun automaatisoinnin sijaan joitain työvaiheita tehdään edelleen manuaalisesti osaamisen puutteen vuoksi. Pitkällä aikavälillä tämä pidentää myös investoinnin takaisinmaksuaikaa. Olemme kertoneet työntekijöiden osaamisen kasvattamisesta järjestelmähankintojen yhteydessä lisää tässä artikkelissa.

Mittaa toimintaasi

Digitalisoitu tiedon- ja dokumentinhallinta mahdollistaa tiedonhallinnan proaktiivisen kehittämisen datan pohjalta. Tiedonhallintaprojektin yhteydessä organisaation ja toimintatapojen muutosta kannattaa seurata datan avulla. Mittaamisen kautta voidaan tunnistaa seuraavat tärkeimmät tiedonhallinnan kehityskohteet, sekä tietenkin osoittaa muutoksen vaikutukset liiketoimintaan.

Haluatko lisätietoja? Lataa ja katso webinaaritallenne

Lataa maksuton webinaaritallenne ja kuuntele informaatiohallinnan asiantuntijoidemme parhaimmat vinkit ja ratkaisut tiedonhallintaan liittyen.

Lataa maksuton asiantuntijaopas