<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=949470445392833&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Yrityksen sopimushallinnan pullonkaulat – ja ratkaisut niihin

Sopimukset ovat yrityksen liiketoimintakriittisimpiä dokumentteja, mutta silti useimmissa yrityksissä sopimushallinta on manuaalista työtä. Manuaalinen työ sisältää aina inhimillisten virheiden riskejä: paperiset asiakirjat voivat hukkua tai dokumentin ainoa versio tahattomasti tuhoutua. Tässä blogiartikkelissa tiedonhallinnan asiantuntijamme Riitta Aittaniemi kertoo, miten sopimushallintajärjestelmällä selätetään tavallisimmat yritysten sopimushallintaan liittyvät pullonkaulat.

Näin selätät sopimushallinnan pullonkaulat

#1 Sopimusten laatiminen on manuaalista ja aikaavievää

Sopimushallintajärjestelmään tallennetaan yrityksen valmiit sopimuspohjat logojen, fonttien ja värimaailmojen kera. Valmiit sopimuspohjat tehostavat jo osaltaan sopimusten laatimista, mutta integraatioiden avulla siitä tulee lähes automaattista. Esimerkiksi CRM-integraation avulla sopimuksille voidaan tuoda valmiina asiakkaan ja hänen tilaamansa tuotteen tiedot.

#2 Sopimusluonnosten ja -versioiden hallinta on vaikeaa

Jos dokumentteja työstetään manuaalisesti ilman dokumentinhallintajärjestelmää, voi samasta dokumentista löytyä pian useampi versio sähköpostista, tietokoneen työpöydältä tai verkkolevyiltä. Sopimushallinta toimii dokumentinhallintajärjestelmän tavoin, mikä tehostaa versionhallintaa. Näin sopimuksen ajantasaisin versio on aina reaaliaikaisesti kaikkien dokumenttia työstävien saatavilla.

#3 Yhteistyösopimusten hiljainen tieto hukkuu

Sähköpostitse käyty sopimusneuvottelu voidaan liittää sopimushallintajärjestelmän työkaluilla suoraan sopimusdokumentin oheen. Tällöin sopimukseen liittyvä hiljainen tieto, joka ei varsinaiselta sopimuspaperilta löydy, on kaikkien sopimusta käsittelevien saatavilla.

#4 Sopimusten voimaantulo viivästyy allekirjoituksen vuoksi

Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa sopimusten voimaantuloa merkittävästi. Sen sijaan, että sopimuksen allekirjoitusta odotettaisiin jopa viikkoja postituksen vuoksi, sopimuksen allekirjoitus voidaan pyytää sähköisesti ajasta ja paikasta riippumatta.

#5 Valmiit sopimukset hukkuvat eri tiedostosijainteihin ja mappeihin

Vaikka itse sopimuksen laatiminen sujuisikin jouhevasti yrityksissä, syntyy ongelmia viimeistään sopimusten arkistoinnin suhteen. Sopimushallinnan ohjelmisto toimii osaltaan myös sopimusten arkistona, jolloin kaikki yrityksen sopimukset sijaitsevat yhdessä paikassa ja tietoturvallisesti. Käyttäjähallinnalla varmistetaan, että sopimukset näkyvät niitä tarvitseville, mutta ei ulkopuolisille. Sähköisen arkistoinnin avulla dokumentit pysyvät järjestyksessä ja löytyvät aina tarvittaessa. Sopimuksiin voikin liittää niin sanottuja metatietoja tai aihetunnisteita, jotka auttavat myöhemmin sopimusten etsimisessä

#6 Sopimuksia ei muisteta uusia tai purkaa

Automaattisilla hälytyksillä varmistetaan, että jokainen asiakassopimus tulee uusittua ajallaan. Toisaalta hälytysten tehtävä on huolehtia, että esimerkiksi leasing-sopimukset eivät mene jatkokaudelle ilman, että siitä ollaan tietoisia. Automatisoitu arkistointi säilyttää jokaista yrityksen sopimusta vaatimusten mukaisesti esimerkiksi kuuden vuoden ajan, jonka jälkeen järjestelmä varmistaa dokumenttien tietoturvallisen ja hallitun tuhoamisen.

Haluatko lisätietoja? Lataa sopimushallinnan pikaopas

Olemme koonneet pikaoppaan sopimushallinnan pullonkaulojen ratkaisemiseen. Oppaasta löydät sopimuksen elinkaaren hallinnan lisäksi konkreettiset askeleet sopimushallintajärjestelmän käyttöönottoon.

Pikaopas vastaa muun muassa näihin kysymyksiin:

  • Mitä liiketoimintariskejä hyvällä sopimushallinnalla ehkäistään?
  • Miten sopimushallintajärjestelmällä vastataan tietoturva- ja tietosuojavaatimuksiin?
  • Miten sopimuksen elinkaari muuttuu järjestelmän käyttöönoton myötä?
  • Millaiset yritykset hyötyvät sopimushallinnasta?
  • Mitä sopimushallintajärjestelmien ja niiden palveluntarjoajien vertailussa tulee muistaa?
  • Miten sopimushallinnan käyttöönotto etenee?

Lue lisää ja lataa sopimushallinnan pikaopas itsellesi!

Lataa maksuton sopimushallinnan pikaopas